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オンライン施設予約システムを実現する#2ツール紹介編

益田です。オンライン予約システムツール紹介編書きました

はじめに

前回の記事
でシステムの簡易的な説明を書きました。
今回は利用したツールについて描いていきます。

ツール(予約システム)

Office365

  • MSTeams
  • SharePoint
  • PowerAutomate
  • PowerApps

Google

  • カレンダー
  • Gmail


MicrosoftTeams

(申請者)【機材・施設申請システム】の申請タブから申請・申請取り消し・空室状況等の確認ができます。
(承認者・スタッフ)【機材・施設スタッフ用】から承認処理・貸出処理ができます。
(システム管理者)【CLC運用システム】チームに所属することで各システムの編集権限を取得できます。

システムとしては申請権限を【機材・施設申請システム】チームのメンバーで管理をしています。


SharePoint

システムの基盤としてSharePointを活用しています。

  • 申請管理(リスト機能)
  • 権限管理(Teamsの各チームメンバー毎にアクセス編集権限を管理)
  • ポータルサイトとして使用
  • ツールとしては機能は多いですが設定方法等が複雑です・・・

PowerAutomate

ブロックベースでフローを作ることができます。基本的にノープログラミング!

申請をトリガーとして承認要求・受付メール・カレンダー登録など自動で処理をしてくれます。
紙での申請と比べて様々な作業を自動ができるのでスタッフの負担軽減になります。

image.png

PowerApss

申請時等に使用するアプリを作成します。
PowerPoint感覚で簡単に画面と機能を配置していくことができます。

スマホアプリとして作ることもできるので可能性が無限大ですね
(別でバーコードを使った管理アプリ作って作業効率化してます)

Googleカレンダー

空室状況の確認とサイネージ用データとして利用。
記入はPowerAutomateで自動化(別章で紹介します)

Gmail

申請者宛に予約受付完了・承認・却下など申請状況をメールでお知らせします。
Office365単体でメール送信できますが送信メールアドレスの関係で利用しています。

次回

いよいよ開発編に入りたいと思います

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ゼミ生 未分類 研究

オンライン予約システムを実現する①

はじめに

 施設の利用申請をオンライン化について要望がありました。

 オンライン化するツールは世の中にいくつもあるのですが、利用登録(アカウント作成)が不要・学内関係者のみ利用できるようにするなど課題があります。
 単に、メールやチャットで担当者に連絡する・EXCEL・PDF等で申請書を提出するなどの方法もありますが、担当者の負担軽減・複数担当者を配置するなど管理面での効率化も目指しました。

 以上より、大学で包括ライセンスで利用できるoffice365を活用したシステム開発を行いました。
 office365には学内関係者の氏名やメールアドレス情報など利用者情報がすでに登録されている・MSTeamsはオンライン講義で利用しているなど様々な利点がありました。

↓主な機能

  • 施設予約申請
  • 施設予約状況
  • 施設申請承認(スタッフ向け)

システム構成

各種ツールを連携させることで短期間での開発を実現しました。
基本的にはツール同士の組み合わせで実現しているので少し自由度が下がってしまいますが、

MSTeams:各種システム利用・メンバー管理
SharePoint:データ管理
PowerAutomate:フロー処理
PowerApps:UI開発

利用者が実際に利用するのはMSTeamsですが裏では様々なツールが動いています。

アプリ画面

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